先确定这张发票拿去做什么，再决定开什么票、抬头写谁。用途不同，票种、联次和补办材料都会变。
三类用途先分清
企业报销看购买方名称和统一社会信用代码，发票要能证明支出由单位承担。
增值税专用发票的纸质基本联次为三联：发票联、抵扣联和记账联。发票联由购买方核算采购成本和增值税进项税额，抵扣联用于报送主管税务机关认证和留存备查，记账联由销售方核算销售收入和增值税销项税额。
货物运输服务开具增值税专用发票或普通发票时，备注栏要填起运地、到达地、车种车号以及运输货物信息，内容较多可另附清单。
铁路客运电子发票保留旅客信息和行程信息，并增加购买方名称、统一社会信用代码等内容。
离境退税使用的是《离境退税申请单》，由退税商店通过离境退税管理系统开具，加盖发票专用章后交境外旅客。
2019年及以后的个人所得税纳税情况证明为《个人所得税纳税记录》，2018年及以前为《税收完税证明》。
企业报销：抬头和税号先对上
单位报销入账时，购买方名称和统一社会信用代码要和单位信息一致。
铁路电子发票在行程结束或者支付退票、改签费用后180天内可申请开具。旅客输入购买方名称、统一社会信用代码等信息后，系统据实开具。
铁路电子发票可重复下载、打印。
发票信息填写有误，或运输服务中止致行程改变，可在180天内按准确信息或实际行程重新申请开具1次新的电子发票，原电子发票作废。
铁路运输企业开具电子发票后不再提供纸质报销凭证，旅客不能同时开具电子发票和纸质报销凭证。跨境客运业务继续沿用现行铁路报销凭证。
出口退税：2012年专票公告已废止
国家税务总局公告2012年第22号曾规定，外贸企业可使用经税务机关审核允许抵扣其进项税额的增值税专用发票，作为出口退税申报凭证。
国家税务总局公告2026年第5号发布了《出口业务增值税和消费税退（免）税管理办法》。
旧公告下丢失发票联、抵扣联如何申报出口退税的操作，不能再直接当作现行依据。
专票同时丢失发票联和抵扣联，按2020年第1号公告，可凭加盖销售方发票专用章的相应发票记账联复印件，作为增值税进项税额的抵扣凭证、退税凭证或记账凭证。
只丢失抵扣联，可凭相应发票的发票联复印件作为抵扣或退税凭证；只丢失发票联，可凭抵扣联复印件作为记账凭证。
离境退税：申请单要对应发票号码
退税商店开具《离境退税申请单》时，要核对境外旅客有效身份证件。
商店要把境外旅客有效身份证件信息、证件上标注或能够采集的最后入境日期，以及购买的退税物品信息和对应的增值税普通发票号码采集到离境退税管理系统。
境外旅客有获取纸质离境退税资料的需求，退税商店应予以提供。
落户材料：完税证明和纳税记录不是发票
北京市积分落户操作管理细则（试行）已被标注失效。
该旧细则在纳税指标中曾要求，需证明企业纳税情况的，提交申请人在本市投资企业的纳税证明原件及复印件。
现行落户申报不能用这份失效细则来判断材料清单。
个税完税证明和纳税记录属于证明类材料，不是发票。
2019年及以后使用《个人所得税纳税记录》，2018年及以前使用《税收完税证明》。
社保缴费凭证同样属于证明类材料，具体项目按申报通知列明的材料准备。
发票丢了：先看丢的是哪一联
同时丢失专票发票联和抵扣联，凭加盖销售方发票专用章的记账联复印件，可作为进项抵扣、退税或记账凭证。
只丢失抵扣联，凭发票联复印件作为抵扣或退税凭证。
只丢失发票联，凭抵扣联复印件作为记账凭证。
《增值税专用发票使用规定》第二十八条曾按丢失前是否认证相符区分处理。2020年第1号公告把同时丢失发票联和抵扣联的处理统一为上述复印件规则。
铁路电子发票可重复下载、打印，避免发票丢失和损毁。
铁路电子发票在行程结束或支付退票、改签费用后180天内可申请开具。
开错、跨月：作废还是红冲
专票作废要同时满足三个条件：收到退回的发票联、抵扣联时间未超过销售方开票当月；销售方未抄税且未记账；购买方未认证，或认证结果为纳税人识别号认证不符、专用发票代码号码认证不符。
不符合作废条件的销货退回、开票有误等情形，需要开具红字专用发票。
购买方已把专票用于申报抵扣的，由购买方在系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，并暂依信息表所列增值税税额从当期进项税额中转出。
购买方未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开信息表时应填写对应的蓝字专票信息。
销售方未交付发票，或购买方未申报抵扣并退回发票联及抵扣联的，由销售方填开并上传信息表。
增值税电子专用发票一旦开具无法作废。
电子专票开票有误，先开红字电子专票冲回，再按正确金额重新开具一张蓝字电子专票。
拿到发票先核对这几项
购买方名称和统一社会信用代码要与单位信息一致。
发票号码、开票日期、金额、商品或服务名称要齐全。
货物运输发票的备注栏要有起运地、到达地、车种车号及运输货物信息。
离境退税申请单要加盖发票专用章，并关联对应的增值税普通发票号码。
铁路电子发票要核对旅客信息、行程信息和购买方信息。
核对结果要能对应到发票代码、号码、开票日期、金额和购销方名称。
不要用截图代替发票原件或电子发票文件入账。
常见问题
企业报销差旅费，要专票还是普票？
铁路客运可以开具电子发票，票面有购买方名称和统一社会信用代码。专票的发票联和抵扣联用途不同。
出口退税还能套用2012年公告的专票流程吗？
不能直接套用。专票丢失后的退税凭证，按2020年第1号公告可凭加盖销售方发票专用章的记账联复印件处理。
离境退税申请单和发票是什么关系？
申请单由退税商店通过离境退税管理系统开具，并加盖发票专用章。开单时商店要采集退税物品信息及对应的增值税普通发票号码。
个税完税证明是发票吗？
不是。2019年及以后为《个人所得税纳税记录》，2018年及以前为《税收完税证明》。
专票丢失后，已认证和未认证处理一样吗？
2020年第1号公告规定，同时丢失发票联和抵扣联，凭加盖销售方发票专用章的记账联复印件作为抵扣、退税或记账凭证。旧规定曾按丢失前是否认证相符区分。
电子专票开错了能作废吗？
不能。电子专票一旦开具无法作废，先开红字电子专票冲回，再开蓝字电子专票。